Sebbene il GDPR e la CPRA abbiano gettato le basi per il panorama della privacy negli ultimi anni, le organizzazioni stanno ancora cercando di capire come soddisfare al meglio i propri obblighi di conformità. Un aspetto della legge che i team devono affrontare è la conservazione dei dati e la sua complessa relazione con il consenso degli utenti.
Una delle questioni più importanti riguarda la durata del consenso
La legge è chiara su un punto: le policy sulla privacy devono includere termini precisi sulla conservazione dei dati. Tuttavia, affinché il consenso sia valido, le organizzazioni devono anche essere in grado di giustificare come e perché utilizzano i dati dopo che sono stati raccolti e tenere registri meticolosi.
Le policy di conservazione dei dati dovrebbero andare oltre la conformità e includere anche la creazione di rapporti basati sulla fiducia. Solo perché conservare i dati è legale, non significa che aiuti a creare relazioni profonde, fondamentali per generare valore a lungo termine per i tuoi clienti e la tua attività.
Ecco perché è così importante che i programmi di privacy in fase di maturazione esplorino il rapporto tra il consenso degli utenti e lo sviluppo di policy di conservazione dei dati. In questo post cercheremo di comprendere meglio le complesse sfumature del GDPR e dalle leggi sulla privacy degli Stati Uniti. Inoltre, esploreremo anche i principali approcci per allineare le policy di conservazione dei dati conformi a una strategia basata sulla fiducia.
GDPR, CPRA e consenso
Secondo il GDPR, il consenso non dura per sempre. A seconda di come, quando e per quale scopo l'hai ottenuto, la qualità del consenso dell'utente si deteriora a ritmi diversi. Di conseguenza, il contesto è estremamente rilevante per determinarne la durata.
Tuttavia, il GDPR non definisce la validità del consenso in termini specifici. Per legge, un'organizzazione è tenuta a documentare le proprie giustificazioni per l'uso dei dati e ad allinearle utilizzando registri del consenso con ora e data.
Nel panorama della privacy degli Stati Uniti, la legge sulla privacy della California (CPRA) definisce il consenso e la sua validità in modo simile al GDPR.
Questa legge stabilisce inoltre che un'organizzazione deve comunicare ai propri clienti per quanto tempo conserva ciascuna categoria di informazioni personali, nonché le basi e le motivazioni dei periodi di conservazione. Altre leggi statunitensi sulla privacy impongono obblighi simili, richiedendo alle organizzazioni di avere programmi di conservazione dei dati validi e di fornire motivazioni chiare per la conservazione dei dati per determinati periodi di tempo.
Ci sono due domande che i team devono porsi nell'ambito della questione della durata del consenso. Per quanto tempo le aziende possono conservare i dati raccolti con il consenso? Qual è la cadenza appropriata per ricordare ai consumatori i dati la cui condivisione è consentita?
I team addetti alla privacy devono prendere in considerazione questi fattori quando affinano le poloicy di conservazione dei dati e implementano strategie generali che rafforzino la fiducia dei clienti. Anche le aspettative degli utenti devono svolgere un ruolo significativo nel determinare il periodo di conservazione dei dati personali da parte delle aziende.
Conservazione dei dati e fiducia
Il GDPR e la CPRA consentono alle aziende di conservare i dati per tutto il tempo ''necessario'', ma non stabiliscono limiti chiari su come il consenso rimane valido e per quanto tempo. A complicare ulteriormente il problema, ciò che è ''necessario'' può avere definizioni e aspettative diverse tra consumatori e aziende.
Nell'era del marketing digitale e del remarketing online, le aziende possono ricavare valore dai dati degli utenti anche a distanza di anni. Documentando in modo appropriato questi potenziali casi d'uso, le organizzazioni potrebbero essere in grado di stabilire una giustificazione legittima.
Alcuni consumatori, però, hanno opinioni diverse riguardo al consenso. Potrebbero considerare la conservazione dei dati come necessaria solo se in relazione allo scopo per cui hanno fornito il loro consenso.
Sebbene tenere conto del degrado del consenso non sia esplicitamente un obbligo di legge, o almeno non in questo momento, è il linea con la capacità della tua organizzazione di costruire e sostenere la fiducia dei consumatori. Il modo in cui i consumatori percepiscono i limiti del consenso è importante, sia per i clienti stessi che per i responsabili dell'applicazione delle norme presso l'Information Commissioner's Office (ICO).
Stabilisci la tua policy di conservazione dei dati
Se gli utenti ritengono che un'azienda non stia abusando del privilegio di accedere alle loro informazioni personali, saranno più propensi a rimanere coinvolti nello scambio di valore che gli offri.
Per costruire la fiducia dei consumatori nella tua policy di conservazione dei dati devi implementare un programma di rinnovo del consenso basato sulle finalità. Ciò aiuterà la tua organizzazione a mantenere un registro dei consensi chiaro e in linea con gli obiettivi di conformità, consentendo agli utenti di fornire un consenso aggiornato e informato in base alle condizioni in tempo reale.
Una volta implementato il programma, devi aggiungervi un piano di conservazione che elimini i diversi tipi di dati in base alle regole stabilite.
L'utilizzo di un programma di rinnovo del consenso può consistere nel ricordare agli utenti ciò a cui hanno aderito: newsletter, consigli personalizzati sui prodotti, offerte promozionali e altro ancora.
Ad esempio, se qualcuno si iscrive a un sondaggio e i risultati vengono resi noti sei mesi dopo, il consumatore potrebbe aspettarsi che il ciclo di vita dei suoi dati finisca lì. Fai ora un confronto con un cliente a lungo termine. In questo caso, il cliente potrebbe aspettarsi che il consenso al marketing continui per un periodo più lungo, oltre a ricevere regolarmente promemoria per visualizzare e gestire le proprie preferenze.
Le tue policy sui dati devono tenere conto dei casi d'uso in tempo reale per la raccolta e l'applicazione dei dati degli utenti e implementare azioni che bilancino la conformità con l'empatia per l'esperienza dell'utente finale.
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