Nell'attuale panorama aziendale interconnesso, la gestione dei rischi da parte di terzi è più importante che mai. Le aziende si affidano sempre più a fornitori di terze parti, vendor e provider di servizi per condurre le proprie operazioni. Tuttavia, ogni partner esterno introduce potenziali rischi che possono influire su vari aspetti della tua attività, come conformità, reputazione, sicurezza e privacy dei dati. Gestire e misurare efficacemente questi rischi è essenziale per proteggere la tua organizzazione da interruzioni, violazioni della conformità e perdite finanziarie.

Gestione delle terze parti: un panorama in evoluzione

Le linee guida del Dipartimento di giustizia degli Stati Uniti d'America (DOJ) sottolineano la necessità di un monitoraggio continuo e preciso dei rapporti con terze parti. Le valutazioni statiche non sono più sufficienti. Il DOJ pone invece l'accento su una gestione continua del rischio durante l'intero ciclo di vita del rapporto con i terzi. Questo cambiamento evidenzia l'importanza di integrare la gestione delle terze parti nelle normali operazioni aziendali, anziché trattarla come un'attività una tantum.

Passaggi fondamentali per la gestione e la misurazione delle terze parti

1. Due diligence e revisione iniziali

Il primo passo fondamentale è comprendere il panorama delle terze parti. Condurre un'attività di due diligence aiuta a dare la giusta priorità alle relazioni con terze parti che richiedono maggiore attenzione. Di seguito sono riportate alcune istruzioni.

• Identifica le terze parti e assegna la relativa priorità: non tutte le terze parti pongono lo stesso livello di rischio. Valuta ciascuna relazione in base a fattori quali la stabilità finanziaria, lo storico della conformità e l'impatto operativo.

• Conduci attività di due diligence mirate: la guida aggiornata del DOJ sottolinea l'importanza della ''due diligence basata sui rischi'', il che significa che i processi di valutazione devono essere adattati in base al livello di rischio di ciascuna terza parte.

• Revisiona e perfeziona: se identifichi un gran numero di terze parti ad alta priorità, ridefinisci i criteri per gestire queste relazioni in modo più efficace.

2. Valutazione del rischio

Una volta eseguiti i controlli di due diligence iniziali, il passaggio successivo è eseguire la valutazione dei rischi.

• Implementa gli indicatori chiave di rischio: misura l'effettiva esposizione al rischio con gli indicatori chiave di rischio per garantire che le terze parti ad alto rischio siano costantemente monitorate.

• Conduci valutazioni appropriate: utilizza le informazioni raccolte per valutare le relazioni con terze parti e concentrati su quelle che presentano il rischio più elevato.

• Assegna le risorse in modo efficiente: in caso di risorse limitate, dai priorità alle terze parti a più alto rischio per garantire una due diligence e un monitoraggio approfonditi.

3. Creazione di registri dei rischi da parte di terzi

Una gestione efficace dei rischi va anche oltre le valutazioni iniziali. Il monitoraggio e la segnalazione continui sono di fondamentale importanza.

• Monitoraggio sistematico: revisiona regolarmente i programmi di conformità, le transazioni finanziarie e altre metriche pertinenti per garantire che le terze parti aderiscano agli standard concordati.

• Registri dettagliati: mantieni registri dettagliati di tutte le interazioni con terze parti, compresi i controlli di conformità e le valutazioni dei rischi, per avere una visione completa di ogni rapporto. 

• KPI: tieni traccia di metriche come il tempo di rilevamento e mitigazione dei rischi e i relativi costi totali per valutare l'efficacia del tuo programma di gestione dei rischi legati alle terze parti.

Implementazione di una strategia globale di gestione delle terze parti

Per gestire efficacemente i rischi legati alle terze parti è necessario un approccio uniforme a livello aziendale. Molte aziende operano ancora con reparti isolati che gestiscono diversi aspetti delle relazioni con terze parti. Questo tipo di approccio può causare inefficienze e punti deboli.

Vantaggi di un approccio uniforme

• Valutazione omogenea: un unico processo integrato garantisce che tutte le valutazioni di terzi si basino sugli stessi criteri, riducendo la ridondanza e migliorandone l'accuratezza.

• Onboarding efficiente: semplifica il processo di onboarding evitando più valutazioni e questionari.

• Visione completa dei rischi: ottieni un quadro completo dei rischi legati alle terze parti, il che aiuta a identificare e affrontare i potenziali problemi in modo più efficace.

Pratiche consigliate per una gestione efficace dei rischi legati alle terze parti

Per gestire al meglio i rischi che le terze parti possono porre, prendi in considerazioni le pratiche consigliate di seguito riportate.

• Nomina un responsabile della gestione delle terze parti: questa persona o questo team supervisionerà tutti gli aspetti della gestione dei rischi di terzi, garantendo una strategia coesa e un coordinamento efficace tra i vari reparti.

• Sviluppa un approccio globale al ciclo di vita: implementa un processo di gestione dell'intero ciclo di vita che comprenda la due diligence iniziale, il monitoraggio continuo e la rivalutazione periodica.

• Utilizza strumenti automatizzati: sfrutta strumenti tecnologici per semplificare le valutazioni, monitorare la conformità, generare registri e migliorare efficienza e precisione.

Cosa ci prospetta il futuro

La gestione e la misurazione del rischio di terze parti rappresentano una componente complessa ma fondamentale delle moderne operazioni aziendali. Adottando un approccio sistematico e integrato, puoi mitigare efficacemente i rischi, garantire la conformità e proteggere la tua organizzazione da potenziali interruzioni. Concentrati su monitoraggio continuo, due diligence basata sui rischi e gestione globale per costruire un solido quadro di gestione dei rischi da parte di terzi che supporti i tuoi obiettivi aziendali e protegga la tua reputazione.

Azioni da intraprendere

• Revisiona le attuali pratiche di gestione dei rischi di terzi: valuta in che modo la tua organizzazione gestisce attualmente i rischi da parte di terzi e identifica le aree che possono essere migliorate.

• Implementa le pratiche consigliate più importanti: adotta le strategie descritte per migliorare i tuoi sforzi di gestione dei rischi da parte di terzi.

• Segui tutte le modifiche apportate alle normative: assicurati che le tue pratiche di gestione dei rischi rimangano conformi ai più recenti requisiti normativi e agli standard del settore.

In che modo OneTrust può essere d'aiuto?

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