A medida que el enfoque de los programas de privacidad ya maduros comienza a pasar del cumplimiento normativo al desbloqueo de valor, comprender cómo usar los datos personales de forma responsable en todas las fases del ciclo de vida de los datos se convierte en un imperativo empresarial. En esta serie de publicaciones, hemos explorado las diversas fases que atraviesan los datos personales a lo largo del ciclo de vida de los datos y cómo se administran a lo largo de todo el proceso para desbloquear ventajas empresariales más allá del cumplimiento normativo. En la segunda parte de esta serie, nos centraremos en cómo abordar el uso responsable de los datos en las fases de tratamiento, intercambio y uso del ciclo de vida de los datos, así como en el concepto de activación de datos y cómo esta noción se está convirtiendo en un resultado que se puede medir para los equipos de privacidad.

Uso responsable en el ciclo de vida de los datos: tratamiento, intercambio y uso

El tratamiento, intercambio y uso de datos personales constituyen las tres fases del ciclo de vida de los datos que requieren la mayor atención tanto desde el punto de vista del cumplimiento normativo como del negocio. Al observar la fase de tratamiento, el registro de actividades de tratamiento debe madurar desde la documentación estática hasta registros integrales y permanentes de sus actividades de tratamiento. La fase de intercambio requiere que eches un vistazo más de cerca a la gestión de terceros y cómo se administra el riesgo de los proveedores. En la fase de uso, debes centrarte en el gobierno y los controles de datos para garantizar que tu organización utiliza los datos de forma responsable y de acuerdo con las normativas aplicables. Cuando observas estas tres fases en el contexto más amplio del ciclo de vida de los datos, la activación de los datos comienza a convertirse en un componente importante para desbloquear el valor empresarial del uso responsable de los datos dentro de los programas de privacidad maduros.

El registro de actividades de tratamiento como base para el uso responsable de los datos

La base sobre la que se basa el uso responsable de los datos proviene de un mapa de datos y actividades robusto. En los programas de privacidad de datos de fase temprana, esto suele parecer un documento estático, a menudo basado en hojas de cálculo, que solo documenta información limitada sobre tus actividades de tratamiento. Sin embargo, estos documentos estáticos suelen estar incompletos y son difíciles de mantener a medida que las empresas aumentan el volumen de sus actividades de datos y el panorama normativo continúa evolucionando. Desde el punto de vista del uso responsable, y con el foco en madurar tus operaciones de privacidad, existe la necesidad creciente de información en tiempo real sobre el tratamiento de datos con el fin de garantizar que siga siendo coherente con su propósito original y que cumpla con los requisitos normativos aplicables. Disponer de un mapa de datos completo y permanente puede empezar a actuar como la base para el intercambio responsable de datos personales con terceros y el desarrollo de controles de acceso adecuados que promuevan el uso responsable de los datos en toda tu organización.

Garantiza el intercambio responsable de datos a través de la gestión del riesgo de terceros

Independientemente de la madurez del programa de privacidad, las organizaciones confían cada vez más en compartir datos personales con terceros para generar ingresos. Sin embargo, garantizar que los terceros cumplan con suficientes normas de privacidad y seguridad requiere procesos sin fisuras para evaluar el riesgo que plantean y monitorizar este riesgo a lo largo del tiempo. Para comenzar a promover un uso responsable de los datos en la fase de intercambio del ciclo de vida de los datos, primero debes examinar tus procesos de evaluación de riesgos. Por lo general, en la fase temprana de los programas de privacidad, las evaluaciones de riesgos carecen de consistencia y tienden a realizarse según surge la necesidad. Pero a medida que tu programa va madurando a partir de marcos estructurados y una mayor colaboración, podrás comenzar a incorporar los resultados de las evaluaciones de riesgos en tu toma de decisiones empresariales. La implementación de un enfoque más temprano en cuanto a la gestión de riesgos, donde ciertos procesos pasan al inicio del proyecto, ayudará a informar al proceso de desarrollo del producto de los posibles riesgos para que se puedan aplicar las garantías adecuadas en la misma estructura del producto.

Los controles de acceso ofrecen mayor gobierno y seguridad en cuanto al uso de datos

Las organizaciones con mayor madurez probablemente centren su atención en el gobierno de datos y los controles de acceso para comenzar a desbloquear el valor empresarial de los datos personales a través de su uso responsable. Los controles de acceso adecuados ayudan a garantizar que la disponibilidad de los datos personales con que cuenta tu organización se limita solo a aquellos que requieran acceso, aunque esto también signifique que los datos personales están disponibles para su uso; es decir, que las condiciones de su uso se ajustan a los requisitos normativos para ofrecer experiencias más personalizadas e innovar con nuevos productos y servicios. Además, los controles de acceso ayudan a mantener los datos seguros minimizando el riesgo de acceso no autorizado y generando visibilidad sobre las violaciones en el acceso a las políticas con objeto de garantizar que se puedan implementar las correcciones adecuadas.

La activación de los datos y el rol de los profesionales de la privacidad

Quizá te hayas preguntado: ¿qué es la activación de datos y por qué es importante para mí? La activación de datos es el proceso de tomar los datos que recopila tu empresa y utilizarlos de forma activa para mejorar los resultados empresariales, en lugar de su mero almacenamiento. Desde la perspectiva de la privacidad, esto significa garantizar que se aplican los controles adecuados para que los datos se puedan utilizar de forma responsable y que su uso se ajuste a los requisitos normativos aplicables. Tradicionalmente, la activación de datos había sido una iniciativa donde los equipos de marketing convertían datos sin procesar en información clave, decisiones y acciones. Sin embargo, este proceso ahora requiere que los equipos de privacidad busquen el equilibrio de esta utilización estratégica de datos con la protección de la información personal. Por este motivo, la activación de datos se convierte en un resultado medible y crucial para el programa de privacidad.

Por lo tanto, el papel del profesional de la privacidad ahora se encuentra en un punto de inflexión que hace que su rol evolucione de guardián a facilitador estratégico. Con las responsabilidades de la activación de datos, el enfoque está cambiando para equilibrar los riesgos de privacidad con el valor que deriva del uso de datos. A su vez, los profesionales de la privacidad se están convirtiendo cada vez más en una parte integral del proceso de diseño de productos, lo que garantiza que los principios de privacidad desde el diseño se incorporan desde el principio. El dominio experto del cumplimiento jurídico está evolucionando para incluir una comprensión de la ciencia y el análisis de datos con el fin de crear políticas de uso de datos adecuadas que fomenten la innovación a la vez que se protege la información personal. La educación continua sobre los avances tecnológicos será crucial para adaptarse a esta nueva función dinámica y fomentar la colaboración interfuncional con objeto de mantener un enfoque ágil respecto a las nuevas normativas.

Modelo de madurez de privacidad de datos y cómo ayuda OneTrust

Crear procesos maduros en tu programa de privacidad de datos puede resultar abrumador sin un marco sólido con el que trabajar. El modelo de madurez de privacidad de datos de OneTrust se ha desarrollado para ayudarte a comprender el estado actual de tu programa de privacidad y destacar las medidas necesarias para madurar tus procesos, desde los requisitos de cumplimiento normativo hasta la obtención de valor empresarial. Al utilizar el modelo de madurez de privacidad de datos, puedes trazar tu programa de privacidad de datos según las cuatro fases de madurez y comprender las partes de la evolución del programa desde el registro de actividades de tratamiento hasta las preferencias del cliente y la gobernanza de la IA que empiezan a impulsar el valor empresarial más allá del cumplimiento normativo.

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