En el panorama empresarial actual tan interconectado, la gestión de los riesgos de terceros es más crucial que nunca. Las empresas confían cada vez más en empresas externas, terceros y proveedores de servicios para impulsar sus operaciones. Sin embargo, cada socio externo presenta riesgos potenciales que pueden afectar varios aspectos de tu negocio, desde el cumplimiento normativo hasta la reputación, la seguridad y la privacidad de los datos. Por tanto, la gestión y medición efectivas de estos riesgos resultan esenciales a la hora de proteger a tu organización contra interrupciones, infracciones de cumplimiento normativo y pérdidas financieras.

El panorama cambiante de la gestión de terceros

Las directrices del Departamento de Justicia de los EE. UU. destacan la necesidad de una supervisión continua y precisa de las relaciones con terceros. Es decir, que las evaluaciones estáticas ya no son suficientes. En su lugar, el Departamento de Justicia enfatiza la gestión de riesgos continua a lo largo del ciclo de vida de la relación con terceros. Este cambio destaca la importancia de integrar la gestión de terceros en tus operaciones comerciales de carácter general en lugar de tratar esta gestión como una tarea única.

Pasos clave a la hora de gestionar y medir la gestión de terceros

1. Diligencia debida inicial y revisión

Comprender tu panorama de terceros es el primer paso crucial. Efectuar una diligencia debida inicial ayuda a priorizar las relaciones con los terceros que requieren una mayor atención. Estos son los pasos que se deben seguir:

• Identificar y priorizar a los terceros: No todos los terceros representan el mismo nivel de riesgo. Evalúa cada relación en función de factores como la estabilidad financiera, el historial de cumplimiento normativo y el impacto en las operaciones.

• Adaptar la diligencia debida: La guía actualizada del Departamento de Justicia destaca la «diligencia debida basada en los riesgos», lo que significa que tus procesos de evaluación deben personalizarse en función del nivel de riesgo de cada tercero.

• Revisar y ajustar: Si se identifica un número elevado de terceros con prioridad alta, ajusta tus criterios para gestionar estas relaciones de manera más eficaz.

2. Evaluación de riesgos

Una vez realizadas las comprobaciones iniciales de diligencia debida, el siguiente paso es ejecutar los flujos de trabajo de evaluación de riesgos:

• Implementar indicadores clave de riesgo: Mide la exposición real al riesgo con los indicadores clave de riesgo para garantizar que los terceros de riesgo elevado se supervisen de forma continua.

• Realizar las evaluaciones adecuadas: Utiliza la información recopilada para clasificar las relaciones con los terceros y céntrate en aquellas que presenten el mayor riesgo.

• Asigna recursos de manera eficiente: Con recursos limitados, prioriza a los terceros de mayor riesgo con el fin de garantizar una diligencia debida y una supervisión exhaustivas.

3. Informes continuos de riesgos de terceros

La gestión eficaz del riesgo no concluye con las evaluaciones iniciales. De hecho, la supervisión y los informes continuos son esenciales:

• Monitorización sistemática: Revisar con regularidad los programas de cumplimiento normativo, las transacciones financieras y otras métricas relevantes para garantizar que los terceros cumplen con las normas acordadas.

• Informes detallados: Mantener registros detallados de todas las interacciones con los terceros, incluidas las comprobaciones de cumplimiento normativo y las evaluaciones de riesgos con objeto de ofrecer una visión completa de cada relación.

• Indicadores clave de rendimiento para conseguir el éxito: Lleva un seguimiento de las métricas como el tiempo para detectar riesgos, el tiempo de mitigación y los costes generales de gestión de riesgos con objeto de evaluar la efectividad de tu programa de gestión de riesgos de terceros.

Cómo implementar una estrategia integral para la gestión de terceros

La gestión eficaz de los riesgos de terceros requiere un enfoque unificado para toda la organización. Muchas empresas siguen operando con departamentos aislados que gestionan diferentes aspectos de las relaciones con terceros. Este enfoque fragmentado puede generar ineficiencias y puntos ciegos.

Ventajas de un enfoque unificado:

• Evaluación consistente: Un único proceso integrado garantiza que todas las evaluaciones de terceros se basen en los mismos criterios, lo que reduce la redundancia y mejora la precisión.

• Incorporación eficiente: Simplifica el proceso de incorporación evitando múltiples evaluaciones y cuestionarios.

• Visión integral de los riesgos: Obtén un resumen completo de los riesgos de terceros, lo que ayuda a identificar y abordar los posibles problemas de manera más efectiva.

Prácticas recomendadas para una gestión efectiva del riesgo de terceros

A la hora de administrar el riesgo de terceros en toda tu empresa, ten en cuenta las siguientes prácticas recomendadas:

• Designar un responsable o equipo en quien se pueda centralizar la gestión de terceros: Este individuo o equipo supervisará todos los aspectos de la gestión de los riesgos de terceros, lo que garantiza una estrategia cohesionada y una coordinación efectiva entre los diferentes departamentos.

• Desarrollar un enfoque integral del ciclo de vida: Implementa un proceso de gestión del ciclo de vida completo que incluya una diligencia debida inicial, la supervisión continua y reevaluaciones periódicas.

• Utilizar herramientas automatizadas: Saca partido de la tecnología para simplificar las evaluaciones, monitorizar el cumplimiento normativo y generar informes, lo que mejora la eficiencia y la precisión.

El camino que tenemos por delante

Gestionar y medir el riesgo de terceros es un componente complejo pero fundamental de las operaciones empresariales modernas. Al adoptar un enfoque sistemático e integrado, puedes mitigar eficazmente los riesgos, garantizar el cumplimiento normativo y proteger a tu organización frente a posibles interrupciones. Pon énfasis sobre la monitorización continua, la diligencia debida basada en los riesgos y la gestión integral para crear un marco sólido de gestión de riesgos de terceros que respalde tus objetivos empresariales y afiance tu reputación.

Tareas necesarias:

• Revisar las prácticas actuales de gestión de riesgos de terceros: Evalúa cómo tu organización gestiona el riesgo de terceros en la actualidad e identifica las áreas de mejora.

• Implementar prácticas recomendadas clave: Adopta las estrategias descritas para mejorar tus esfuerzos de gestión de riesgos de terceros.

• Permanecer actualizado sobre los cambios normativos: Asegúrate de que tus prácticas de gestión de riesgos sigan cumpliendo con los últimos requisitos regulatorios y las normas del sector.

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